Análisis – Office Web Apps 2010

El avance de las aplicaciones en línea se mantiene firme, más allá de los diferentes retrasos por circunstancias técnicas que aún no han sido resueltas, y sin mencionar la inevitable resistencia por parte de los usuarios a rendir sus clásicas aplicaciones locales y adoptar esta nueva generación de "programas en la nube". Entre los ejemplos más populares de aplicaciones en línea encontramos a los paquetes de oficina, y Google posee una presencia significativa gracias a su servicio Docs. Sin embargo, desde hace un tiempo se sabía que Microsoft lanzaría una versión en línea y gratuita de su paquete de vanguardia Office, como un preludio a la inminente llegada de la nueva versión 2010. Finalmente, Office Web Apps está disponible al público, y hemos decidido darle un vistazo muy de cerca.

Como persona que ha adoptado muy tempranamente a Google Docs, debo confesar que estoy muy satisfecho con el paquete en línea que ofrece la gente de Mountain View. No puedo negar que he debido enfrentar problemas muy serios, como la pérdida de entradas personalizadas en el diccionario, y una extraña serie de errores por parte del corrector ortográfico (identificando como palabras mal escritas a todo lo que tuviera un acento), pero en general me ha servido muy bien bajo una intensidad de uso considerable. Por supuesto, esta es sólo mi experiencia, estrictamente enfocada sobre el procesador de texto. En cuanto a los otros integrantes del paquete Docs, es evidente que todavía quedan varias cosas por corregir, comenzando con un sistema de importación al cien por ciento en planillas de cálculo, sin pérdida de formato por el camino. Esta parece ser una de las razones principales por las que el entorno empresarial aún no ha adoptado de forma más general a Google Docs, y a las aplicaciones en línea. También está la necesidad de contar con una conexión a Internet para utilizar el paquete. Si bien hace tiempo que Google ofrece un modo fuera de línea para sus aplicaciones principales, después de varios meses de uso me he encontrado con una cantidad de berrinches significativa, y recuperé mucha estabilidad al desactivar esa función. El modo offline de Google Docs es una muy buena idea, pero será necesario seguir esperando para obtener una solución efectiva, al menos, hasta que HTML5 haga su aporte de forma más eficiente.

Aún así, hay otro punto de vista muy importante a considerar: Office es un estándar. Los formatos abiertos han hecho avances significativos, y existen varias alternativas viables, pero a la hora de los golpes, los formatos del paquete Office de Microsoft todavía son los que dirigen la orquesta. No es agradable ni para empresas ni para usuarios encontrar una pérdida masiva de formatos y vínculos internos debido a una conversión mal hecha. Aquel que se mueve de forma recurrente bajo Office tiene la necesidad de seguir operando dentro de la caja de arena de Office, algo que se vuelve especialmente difícil si se quiere trabajar en línea… hasta ahora. En Redmond han reconocido tanto la creciente importancia de las aplicaciones en línea como la necesidad de ofrecer una opción de muy bajo costo para aquellos que desean y necesitan operar dentro de los parámetros establecidos por Office, pero que carecen de los recursos necesarios para adquirir el paquete. Claro que, según las expresiones de Microsoft, Office Web Apps no tiene como intención reemplazar al Office local, sino que la idea es que ambos se complementen. El simple hecho de que Office Web Apps finalmente esté aquí demuestra que la versión final de Office 2010 está muy cerca de ser lanzada al mercado.  Si alguien quiere considerar irónicamente a Office Web Apps como el "Office de los pobres", puede que tenga algo de razón, pero el tiempo ha probado que esa definición afecta muy poco a la popularidad final de una aplicación o un servicio. Hace un tiempo, Google criticó a Twitter por ser "el mail de los pobres". Y miren dónde está Twitter ahora. Lo que en verdad importa, es que la herramienta en cuestión funcione. Eso es lo que necesitamos en Office Web Apps, ¿y qué mejor forma de comprobarlo que escribir este mismo artículo desde su interior?

Microsoft Word, en línea

El procedimiento para ingresar al servicio es exactamente igual que si quisiéramos entrar a ver la bandeja de entrada de Hotmail o los archivos guardados en SkyDrive. El sólo hecho de contar con un Live ID nos da derecho a ingresar a Office Web Apps, aunque se ha dicho que el lanzamiento del servicio sería escalonado, y es posible que algunos usuarios no tengan acceso inmediato. Personalmente creo que Office Web Apps debería ser un poco más independiente de la familia Live, en comparación con el resto de los servicios. No es muy interesante ver qué fotos o documentos han editado nuestros contactos, cuando en realidad lo único que queremos es tener acceso directo a una herramienta. Por supuesto, estas notificaciones pueden ser desactivadas, pero espero que Microsoft reconsidere la existencia de la sección "Messenger Social", o al menos, su actual ubicación. No es algo relevante para la utilización de Office Web Apps, pero se debería dar una posición mucho más central a los iconos de acceso a las aplicaciones.  En su favor diremos que Office Web Apps recién ha sido lanzado, y es posible que haya cambios adicionales una vez que el Wave 4 se encuentre entre nosotros.

Un simple clic en el icono de Word nos llevó a la versión en línea del procesador de texto. Sus funciones son claramente menores a las disponibles en la edición de escritorio, pero mantienen una interesante paridad con las opciones disponibles en Google Docs. El primer punto a favor de Office Web Apps es la cantidad de fuentes disponibles. Mientras que Google Docs sólo opera con once fuentes en su procesador de texto, la versión en línea de Word cuenta con más de cuarenta fuentes disponibles. Los estilos para los encabezados son una forma muy interesante de enriquecer el formato del documento, y algo muy importante es que la corrección ortográfica es dinámica. Cualquier error quedará subrayado en rojo con el clásico estilo Office, mientras que en Google Docs esto debe hacerse manualmente. A favor de Google Docs hay que decir que su procesador de texto posee una opción extra de justificado completo. Esto no existe en Office Web Apps, y quienes quieran justificar el texto tendrán las mismas opciones que pueden encontrar en el WordPad.  Sin embargo, lo más preocupante de esta versión de Word en línea es que no parece tener un sistema de auto-guardado. Las copias que realiza Google Docs de nuestros documentos son muy frecuentes, lo cual minimiza cualquier posibilidad de pérdida de información, pero no hemos encontrado nada que sugiera un auto-guardado en operación dentro de este Word en línea.  Al menos hay un historial de versiones, que resulta más útil en caso de que se cree algún documento en forma colaborativa, aunque no compensa la falta de una función crítica para cualquier procesador de texto como es el auto-guardado. Microsoft deberá agregar esto, pronto.

Visitando a Excel

Debo admitir que no soy un ávido usuario de Excel, aunque al mismo tiempo debe haber una inmensa cantidad de usuarios que prácticamente no tocan al procesador de texto, y pasan horas editando planillas de cálculo. Esta versión de Excel comparte muchos aspectos con Word, pero una de las diferencias más importantes es que Excel sí tiene auto-guardado. Esto es muy confuso por donde se lo mire. Las dos herramientas estelares de Office Web Apps deberían compartir condiciones similares en su funcionalidad. La decisión de que Excel posea auto-guardado y Word no es algo que por ahora se escapa a nuestro entendimiento, pero no nos concentraremos más sobre eso por ahora. En nuestra prueba sobre Excel decidí complicar un poco más las cosas, importando una planilla que tenía olvidada en un rincón del disco duro. La planilla estaba guardada en formato XLS, pero fue convertido sin inconvenientes por Excel Web. Lamentablemente, el proceso de importación de archivos es incómodo. Fue necesario acceder a SkyDrive, crear una carpeta personal, y recién entonces fue posible cargar la planilla y editarla en línea. Microsoft deberá trabajar en algún sistema que permita una carga dinámica de archivos, preferentemente desde el interior mismo del editor (un simple comando "Abrir" bastaría). Además, después de haber editado la planilla, no hay diferencias físicas entre la descripción de ambos archivos, a excepción del momento en el que fueron editados. Como era de esperarse, esta versión en línea de Excel carece de las complejidades que algunos usuarios pueden llegar a necesitar en materia de funciones específicas (por ejemplo, no hay forma de generar gráficos), pero en lo que se refiere a marcos e inserciones muy básicas, Excel Web está cubierto.  Tampoco esperen crear macros con estas versiones, eso ya es territorio exclusivo de las versiones de escritorio, y existen varias piedras en el camino a la hora de editar el tamaño de celdas y columnas. Hasta aquí, Excel parece el más "averiado" del paquete.

PowerPoint y OneNote, el resto del equipo

La versión en línea de Microsoft Office también cuenta con dos integrantes que si bien pueden considerarse secundarios en comparación con Word y Excel, son muy importantes para una cantidad significativa de usuarios. En primer lugar tenemos a PowerPoint. Es curioso, pero PowerPoint se ha convertido en una herramienta muy despreciada para algunos usuarios no porque tenga algún problema, sino porque esos usuarios están hartos de recibir diapositivas en sus casillas de correo sobre historia, arquitectura, paisajes, animales, y otros tantos temas. Sin embargo, en lo que se refiere a su funcionalidad, PowerPoint es capaz de cubrir todas las necesidades básicas (con un gran énfasis en "básicas") de edición de diapositivas. Es posible insertar imágenes, algo muy importante para quien quiera crear diapositivas como las antes mencionadas, pero hemos notado que no existe una opción para insertar audio. Por lo tanto, toda diapositiva creada en la edición Web de PowerPoint será muda, a menos que luego sea trasladada a la versión de escritorio. Tampoco hay acceso a transiciones o animaciones. OneNote comparte limitaciones similares, como por ejemplo la imposibilidad de importar archivos PDF. Sin embargo, es posible insertar imágenes, y si nos mantenemos sobre su función raíz que es la de tomar notas, no hay quejas de ningún tipo. He tratado de resistir, pero lo diré una vez más: Tanto OneNote como PowerPoint tienen auto-guardado. Word necesita lo mismo, con urgencia. Se vuelve tedioso tener que presionar el icono del disquete cada vez que deseo salvar.

En resumen, la introducción de Office al universo de las aplicaciones en línea es interesante, pero lejos de ser revolucionaria. Comprendemos a la perfección que muchas funciones no estén disponibles, ya que después de todo, el acceso a Office Web Apps es gratuito, pero aún así son necesarios algunos ajustes adicionales. Una compatibilidad más amplia de formatos (al menos con Office 2003 y ODF) será algo muy apreciado entre los usuarios que deban trasladar documentos a plataformas no-Windows, o que posean una licencia de Office 2003. Claro que, aquellos con Office 2003 pueden instalar el módulo de compatibilidad para abrir a los nuevos formatos terminados en "x", pero no estaría mal que Microsoft expandiera la lista de formatos.  Definitivamente, Excel parece el más afectado en esta reducción de funciones. Nada de gráficos y/o macros, y la imposibilidad de mover celdas o columnas hacen que la dieta sobre el editor de planillas sea excesiva. PowerPoint y OneNote han tenido una reducción más equilibrada, aunque la ausencia de una opción para insertar contenido multimedia en diapositivas se hará sentir entre muchos usuarios. Word es el que mejor ha quedado parado luego de esta transición a la Red. Sus opciones de formato son muy ricas, y si no fuera por el hecho de que no hay auto-guardado, en lo personal consideraría transferir todos mis documentos desde Google Docs a Word Web.  He enviado mucho feedback a Microsoft, y sugiero a todos los que estén dispuestos a probar Office Web Apps que hagan lo mismo. Es claro que la intención de Microsoft para con Office Web Apps es complementar a la edición de escritorio, pero algunas funciones deben estar más allá de que sea un paquete gratis. Aún así, hay mucho potencial aquí. Los problemas de conversión quedan completamente eliminados al trabajar en formatos nativos, algo que siempre es apreciado no sólo aquí, sino en cualquier software.  La estrategia de Microsoft deberá ser no solo competir con Google Docs, sino ofrecer más. Office Web Apps dio un primer paso razonable, pero sólo el tiempo dirá qué tan dispuestos están en Redmond.