Sistemas de oficina online

Analizamos tres de las opciones disponibles más conocidas, que nos permitirán trabajar directamente en la web desde nuestro navegador favoritoLa idea de descentralizar el trabajo, particularmente el lugar donde éste se lleva a cabo, parece estar cobrando una fuerte importancia en el ámbito laboral. A muchas empresas, que recién comienzan y cuentan con un número reducido de integrantes, se les dificulta a la hora de conseguir un lugar común de trabajo y las herramientas informáticas que se necesitan, como los paquetes de software de oficina (el más conocido de ellos es Microsoft Office). Por ello, nacieron alternativas que permiten la utilización de programas de forma online, provistos por una página, de manera de no necesitar gastar en costosas licencias, pero con la posibilidad de adquirir varios servicios extra por una módica suma de dinero, bastante más baja de lo que se gastaría habitualmente.
Mientras que Microsoft planea llevar a Office a la era online -convirtiéndolo en un producto de estas características-, hay varios sitios webs ya preparados para probar estas funcionalidades y comenzar a aprovecharlas. En esta ocasión, analizaremos tres de ellos, partiendo del más “simple” hasta llegar a una super completa aplicación online. Empecemos con el primero de ellos.Si Microsoft Word no es el procesador de textos más usado en el mundo, le pasa muy cerca. Y Writely lo que nos propone es emular -de manera simple, reducida y, a su vez, diferente- su entorno de trabajo, pero de forma completamente gratuita y a través de la web. Lo primero que necesitamos es registrarnos, un proceso que no demora más que algunos pocos minutos y que, luego de la confirmación vía e-mail, nos habilitará para empezar a usar Writely. Antes de comenzar a utilizarlo, hay que aclarar que Writely está en pleno proceso de pruebas, por lo que mantiene su condición de Beta. Según la misma página, acaban de pasar la mitad de esta etapa y, por lo menos hasta el fin de la misma, continuará brindándose como un servicio gratuito a todos aquellos que quieran probarlo.
Su pantalla principal se parece a la de cualquier casilla de correo electrónico: se observan los documentos en una lista vertical, pudiendo seleccionar cualquiera de ellos y aplicarles métodos de ordenamiento mediante tags o colocando estrellas (como en Gmail), accediendo después a través de las pestañas superiores. Para comenzar a trabajar, podemos subir un archivo previamente creado (upload) o comenzar uno nuevo. Cabe aclarar que sólo admite la edición de formatos como HTML, DOC y TXT. Sin embargo, cualquiera de estos puede ser convertido a RTF o PDF sin ningún problema para su posterior utilización, gracias a la opción disponible encargada de realizar esta tarea.

Una vez abierta la ventana de trabajo, vemos que tenemos una barra de herramientas con las funciones imprescindibles en cualquier procesador de texto, que se asemejan a las que incluyen los programas clientes de correo, incluyendo un corrector ortográfico, inserción de imágenes, y las comunes como copiar, cortar, pegar, etc. Algunas opciones más se encuentran en menús desplegables, como los estilos de texto, la fuente y su tamaño. Pero lo más interesante sucede aún más arriba, donde figuran pestañas de color verde con varias alternativas para compartir el documento en cuestión. Está la posibilidad de asociar colaboradores, para que trabajen sobre el mismo archivo, con sólo colocar su dirección de mail. A su vez, es posible compartirlo como “sólo lectura”, o asignar una contraseña para que lo modifiquen sólo las personas autorizadas. Una vez concluido, puede definirse como de publico acceso, colocarlo en un blog, enviarlo a través de un correo electrónico o, por supuesto, bajarlo al disco duro del ordenador.
Si bien ofrece varias funcionalidades y de manera gratuita, también se encuentra limitado en varios aspectos. Por ejemplo, no hay un espacio máximo de almacenamiento para los documentos (como si lo hay en otras webs), pero el tamaño de cada uno no puede ser superior a 500 KB. Las imágenes tampoco pueden pesar más de 2 MB, mientras que la cantidad máxima de colaboradores es de 50.
Posiblemente, en un futuro -cuando Writely supere la fase Beta- estas limitaciones no existirán, pero el servicio será pago (o por lo menos, las funciones más avanzadas). Hasta entonces, pueden aprovechar Writely si es que sólo necesitan trabajar online con documentos de texto. Por cualquier duda que surja, tienen un amplio FAQ disponible que puede visualizarse en español. En cuanto a requerimientos, con el Internet Explorer 5.5 o superior, o Mozilla Firefox 1.06 o superior (ambos con Javascript y cookies habilitados), es suficiente para que funcione. En un futuro planean soportar otros navegadores como Opera y Safari.

Presentándose como una “suite” mucho más completa, ThinkFree amplía las posibilidades de manipulación de archivos de Writely enormemente. No sólo soporta formatos como TXT y DOC, sino también los que corresponden a planillas de cálculo (XLS) y a presentaciones multimedia (PPT).
Ésto es posible porque incorpora -mediante una interfaz plenamente hecha en Java- las aplicaciones de ThinkFree Office (similar a Microsoft Office y compatible con él) conocidas como Write, Calc y Show. Estas equivalen a Word, Excel y PowerPoint, respectivamente.
La página base donde controlamos el accionar de todos los ficheros se presenta –como Writely- parecida a la de un correo electrónico web, aunque ofrece menos opciones de ordenamiento que éste: solamente se pueden dividir por carpetas. Acompañan las funciones de subir, renombrar o borrar los archivos seleccionados, junto con la de enviarlos por mail. Si bien la intefaz luce simple, hay que decir que es suficiente como para realizar las tareas más comunes del labor cotidiano.
La acción comienza cuando abrimos un nuevo documento, ya sea en el procesador de texto, la planilla de cálculo o una presentación. Si es la primera vez que iniciamos la aplicación, tendremos que esperar un tiempo considerable mientras se descarga el applet de Java correspondiente. Para colmo, la barra de progreso de carga no indica claramente en qué estado se encuentra el proceso, por lo que, para algunos usuarios (especialmente con conexiones lentas o problemas con la misma) parece que no termina nunca. Una vez descargado el applet de cada herramienta, comienza el verdadero uso de Thinkfree

No vale la pena recalcar demasiados detalles acerca de los tres productos online que nos ofrece ThinkFree. Sólo basta con decir que, a excepción de algunas funciones, son las mismas aplicaciones que se otorgan en el paquete de oficina (pago) en el cual se basa. Para los usuarios de Office, la herramienta Write de ThinkFree es como tener a Word en una página web, ya que luce muy parecido y brinda casi las mismas posibilidades de trabajo, e incluso algunas nuevas, como convertir a PDF o publicarlo en un blog. Lo mismo se puede decir de Calc y Show: inclusive los que trabajen con funciones avanzadas encontrarán lo que necesitan.
Su funcionamiento es estable la mayoría del tiempo, aunque presenta algunos defectos si lo usamos en conjunto con Firefox. La interfaz hecha en Java suele “colgar” al navegador, no quedando otra que cerrarlo y abrirlo de nuevo. Justamente, al utilizar Java, necesitan el plugin correspondiente (www.java.com/es) que requiere de una cantidad de memoria RAM no menor a 256 MB para funcionar debidamente. Es compatible con Windows, Fedora (Linux) y Mac, y soporta Internet Explorer 5 o superior, y cualquier versión de Firefox de la 1.0 en adelante. Además soporta Safari, a diferencia de Writely.
La registración es gratuita y tampoco requiere invertir demasiado tiempo. La única limitación seria pasa por la cantidad de almacenamiento disponible: 30 MB. Suelen ser suficientes en casos menores, pero pueden quedar cortos si utilizamos este servicio de manera asidua y con un gran número de archivos.
Más allá de esta limitación y los inconvenientes que pueden surgir con el applet de Java, ThinkFree es un conjunto de tres herramientas muy poderosas, de apariencia conocida y, como es característico de estos sistemas, disponibles en cualquier ordenador con conexión a Internet y el plugin de Java. Una de las únicas (sino la única) que brindan esta posibilidad sin costo alguno.

Para los que estén buscando algo más profesional, Hyperoffice quizás sea la solución. Se trata de un completo paquete de utilidades, destinado tanto a empresas en formación con pocos integrantes como para a las que ya estén consolidadas en el mercado y necesiten una herramienta de estas características. Al ser un sistema que está disponible desde hace tiempo, aquí encontraremos muy pocas fallas en el funcionamiento, ya que todo está organizado de muy buena forma. De hecho, el esquema de trabajo se parece a ciertas aplicaciones de escritorio, en especial a Microsoft Outlook. Pero todo tiene un precio e Hyperoffice también: sólo por 30 días podremos probar las funcionalidades básicas que ofrece a empresas menores, en una especie de “demo”. De esta manera, cualquiera que esté interesado en incorporar este sistema en su grupo de trabajo tendrá la posibilidad de utilizarlo antes de decidirse a desembolsar el dinero. Para el periodo de prueba hace falta una registración un poco más compleja que para los dos productos anteriores, pero no demasiado. Debido a la naturaleza de Hyperoffice, se nos piden otros tipos de datos, particularmente acerca de nuestra empresa, que luego veremos reflejados en la pantalla principal de este sistema de oficina online. Cabe aclarar que el servicio completo -luego de los 30 días- es pago, y depende en gran medida del número de integrantes de nuestra empresa y las herramientas contratadas, el monto que se abona mensualmente. Por ejemplo, el plan básico para 5 personas es de 39,99 dólares.
No se dejen guiar por la palabra “básico”, porque Hyperoffice es completo por donde se lo vea, incluso en el más chico de los planes. Nuestro escritorio se divide en dos secciones: la barra lateral izquierda, donde aparecen todas las utilidades y herramientas que Hyperoffice ofrece; y el centro de la pantalla, el lugar de trabajo en sí. A su vez, las opciones del panel izquierdo se dividen en Personal y Grupal, conteniendo cada una de ellas las funciones propias que les corresponden. En la parte Personal, HyperOffice se asimila mucho -como mencionábamos anteriormente- a Microsoft Outlook: tenemos un calendario, un anotador, un recordador de eventos, una libreta de contactos, entre otros, y la herramienta para manejar el correo electrónico. Como en toda casilla basada en web, es posible enviar, recibir, organizar por grupos y hasta aplicar filtros a los mensajes, pero también se añade la alternativa de agregar una cuenta POP3, algo más que interesante.

Por el sector Grupal, encontramos diversas opciones para compartir documentos, tareas o contactos con otros integrantes de la empresa, así como la posibilidad de asignar tareas a subordinados, crear un foro de discusión y hacer participar a todos en una votación. Para hacerlo aún más completo, se incluye un mensajero instantáneo basado en AOL (accesible desde el botón IM), pero que necesita que tengamos una cuenta de este tipo para funcionar.
Aunque Hyperoffice es el más completo de todos, posee un grave defecto: no permite la modificación de documentos de ningún tipo. Por ello, quienes estén buscando un sistema de oficina que presente esta característica, pueden mirar más para el lado de ThinkFree. Pero, para los que no sea necesario ésto, Hyperoffice seguramente cumplirá sus expectativas. Además de su buen funcionamiento, que no requiere de plugins extra y que se desenvuelve de manera muy veloz, la página principal de esta empresa ofrece una completa guía con todas las funciones que incluye y nos brinda la alternativa de calcular un costo estimativo mensual de uso seleccionando las herramientas que incluiríamos en el paquete. Si están pensando en implementarlo, es recomendable pasarse un buen rato averiguando todo lo que tiene para ofrecer y armar un paquete que se adapte a nuestras necesidades y al menor costo posible.

Presentadas las tres alternativas, llega el momento de realizar una breve comparación entre las mismas. Por todo lo expuesto, está claro que estos tres sistemas de oficina online proponen distintas herramientas para fin en común: trabajar en equipo y compartir los recursos. Desde el -humilde- Writely, cuya única posibilidad es la de modificar documentos de texto y HTML. Vendría a ser un Wordpad integrado en el navegador, con la inclusión de la función para compartir los archivos con varias personas y trabajar en simultaneo sobre ellos. A pesar de su simpleza, ofrece más opciones de compartimiento que ThinkFree, pero se queda atrás ante las prestaciones que este último ofrece. Con interfaces dignas de programas de escritorio, las tres aplicaciones hechas en Java de ThinkFree permiten inmensas posibilidades sobre los documentos, tanto de texto como planillas de cálculo y presentaciones. Lamentablemente, algunos problemas de funcionamiento arruinan la experiencia de uso, y los menos exigentes preferirán el limitado -pero eficiente- Writely por ello. Más allá de esta diferencia, ambos son gratuitos y se encuentran disponibles para probar sin tiempo límite.
Otro es el caso de Hyperoffice. En lugar de elegirse por sobre las anteriores, creo que puede llegar a complementar a la perfección con alguna de ellas. Considerando la estructura de organización a nivel personal y grupal que Hyperoffice contiene, otra herramienta para la modificación de archivos terminaría de redondear un set completo de oficina online. Lamentablemente, sólo se ofrece durante 30 días para probar todas sus funcionalidades, pero alcanzan para evaluar si realmente otorgará a nuestra empresa una forma distinta de trabajar en equipo y si ayudará a lograr un desempeño óptimo.La recomendación es que prueben las tres y evalúen el funcionamiento de cada uno por ustedes mismos. La web es el ámbito laboral donde convivirán la mayoría de los trabajadores en un futuro y es mejor ir adaptándose de a poco a esta modalidad de empleo. Tienen tres opciones distintas y muy buenas, y ninguna requiere un desembolso inicial de dinero durante su periodo de prueba. Sólo necesitan un navegador (Internet Explorer o Mozilla Firefox, los recomendados) y mucha predisposición para trabajar en equipo.